Estrutura Organizacional

A Estrutura Organizacional montada no Programa de Tutoria permite o bom desenvolvimento das atividades, levando aos objetivos desejados. Cada colaborador possui atividades definidas e coordenadas com o restante da equipe, gerando um bom atendimento a tutores e tutorandos. Além do Pró-Reitor de Ensino e sua equipe, que tem colaborado e incentivado fortemente o Programa, a estrutura conta com cerca de 80 pessoas para atender cerca de 2.000 tutorandos semestralmente, sendo um Coordenador Geral, sete Coordenadores Setoriais, uma Assistente de Coordenação, um Auxiliar de Serviços Gerais, dois Estagiários – bolsistas via PRE, cerca de 65 Tutores Efetivos, dos quais nove são tutores-líder, quatro a seis Tutores Voluntários.

A Pró-Reitoria de Ensino, ao lado do grande incentivo ao Programa, apóia técnica e financeiramente o projeto, autorizando a contratação dos tutores, disponibilizando material necessário e pessoal qualificado, necessários ao funcionamento do Programa. É responsável ainda pela normatização das atividades do Programa de Tutoria junto à Administração Superior da UFV.

Ao Apoio Pedagógico, dentre outras funções, cabe a de planejar e desenvolver a capacitação dos tutores e Coordenadores de área. Esta Equipe de Apoio trabalha junto à Coordenação Geral contribuindo para um maior aprimoramento e amparo aos tutores, especialmente àqueles que ingressam a cada semestre no programa.

Ao Coordenador Geral e Diretoria de Programas Especiais cabe funções tais como: direcionar as atividades, incentivar a equipe, propor soluções às dificuldades (com a participação de toda a equipe), buscar o apoio necessário junto à Administração da UFV.

Mensalmente, ou sempre que necessário, são realizadas reuniões da Equipe Coordenadora, visando discussão e sugestões para a melhoria do Programa. Dificuldades individuais de membros da equipe ou de tutorandos são discutidas também pela equipe coordenadora.

Além de auxiliar a coordenação geral em todas as funções acima, a Secretaria Assistente da Coordenação, tem como papel, entre outras atividades, a de manter atualizado o registro acadêmico dos tutorandos e atender solicitações administrativas em geral, no que concerne ao trabalho do Programa de Tutoria: compras, fornecimento de informações à PRE/UFV e FUNARBE para pagamentos de tutores e estagiários.

Quanto aos Coordenadores Setoriais, além de participarem efetivamente de decisões que envolvem as atividades do Programa, regularmente, se reúnem com os tutores de sua área para discutir o andamento das sessões, verificarem dificuldades, definirem atividades a serem desenvolvidas, coletarem e apresentarem sugestões para melhorias. Esse encontro, implantado a partir de 2004, visa melhorar o atendimento aos tutorandos, por intermédio dos tutores.

Em associação a Assistente de Coordenação, a Equipe de Apoio à Secretaria (Assistente de Serviços Gerais, Estagiário-Bolsistas), desenvolvem as atividades necessárias ao funcionamento geral das atividades, como ajuste de matrículas de tutorandos, fornecimento e recolhimento de listas de frequências de tutorandos, avaliação de frequências, preparo de conceitos de tutorandos, fornecimento de certificados a tutores, fornecimento de material didático às sessões, empréstimo de livros junto à biblioteca.

Salientamos que o trabalho dessa equipe garante o bom andamento das atividades, considerando que, semestralmente, o Programa de Tutoria trabalha com cerca de 60 tutores atendendo a cerca de 2000 tutorandos.

A equipe de Tutores tem papel central e fundamental na transferência de informações e no incentivo aos tutorandos, que em geral trazem dificuldades de conhecimento básico e técnicas de aprendizado inadequadas.

O aprendizado se dá pelo desenvolvimento de exercícios, partindo-se do conhecimento prévio dos tutorandos, incentivado pelos Tutores. Estes são orientados a levarem o tutorando a buscar respostas às suas dúvidas, extraindo deles o conhecimento prévio existente e levando-os a construir as respostas.

A confiança e proximidade de tutores e tutorandos, em geral estudantes de graduação, favorece o aprendizado pela confiança e amizade criadas. O Programa trabalha principalmente com Tutores I, que são estudantes de graduação, concursados ou voluntários, porém Tutores II atuam ocasionalmente, e correspondem a estudantes de pós-graduação cursando as disciplinas Estágio em Ensino da UFV ou voluntários que comprovem sua capacidade de atuação na área.

Em cada área, um ou dois tutores se destacam, e são chamados a assumir a posição de Tutor-líder, que tem a função de melhorar a transferência de informações entre a Coordenação Setorial e a equipe de tutores, visando solucionar dificuldades de forma rápida e eficiente.

De modo geral, cada Tutor efetivo, que corresponde ao tutor concursado e que recebe uma bolsa de tutoria mensal, é responsável por cerca de 30 tutorandos, divididos em 5 grupos de 6 estudantes, e desenvolvem sessões semanais de duas horas com cada grupo.

Cada tutor atua por 12 horas semanais de atividades, sendo 10 horas de sessões e duas horas divididas entre reuniões, auxílios à Coordenação Setorial e seus estudos.

Os Tutores Voluntários, que são estudantes devidamente capacitados – o que é comprovado por provas ou por aprovação em concurso ou por terem sido tutores anteriormente, no geral – ficam responsáveis por um grupo de 6 tutorandos, ou auxiliam no preparo do material didático e na avaliação do programa, perfazendo quatro horas de trabalho semanal.

O ambiente descontraído das sessões de tutoria, porém com responsabilidade, firmeza e colaboração, gera segurança e incentivo aos tutorandos e também aos tutores, que atuam profissionalmente de maneira exemplar.